Importante empresa ytransnacional del sector marítimo requiere un Asistente Administrativo que cumpla con los siguientes requisitos mínimos:
Bachiller universitario en Administración Ingeniería Industrial o afines
Mínimo 2 años de experiencia como asistente administrativo, de gerencia o de recursos humanos en empresas del sector marítimo, hidrocarburos o puerto.
Deseable inglés intermedio
Disponibilidad para trabajar en San Isidro.
Las funciones a desarrollar serán:
Monitorear, organizar y mantener actualizada la matriz de cursos del puerto necesaria para acceder a las terminales.
Asistir al Gerente de Operaciones en el control y actualización de las licencias, los certificados médicos y la matriz de certificados de IMO de todos los miembros de la tripulación.
Apoyar la rotación y programación de la tripulación, incluida la coordinación de los cambios de guardia.
Coordinar exámenes y registros médicos ocupacionales, y proporcionar información sobre citas a los miembros de la tripulación.
Controlar los EPP (elementos de protección personal), incluyendo y no limitado a: el inventario, la entrega y el pedido de los tamaños respectivos para la tripulación, etc
Mantener y actualizar los archivos y registros de personal de acuerdo con las prácticas legales. Legajo personal?
Asistir con el abastecimiento de personal nuevo en temas administrativos.
Asistir en el proceso de compra hasta el pago, incluyendo el sellado de requisiciones y de facturas durante el recibo y dar seguimiento a órdenes de compra y facturas, etc.
Coordinar la aprobación de las facturas que se enviarán a Basware, codificación, escaneo y liberación para el cierre.
Asistir a la contabilidad con el cálculo de las detracciones y el pago en la página de Sunat, también el cálculo de las retenciones y la emisión de pruebas de retención.
Ayudar a las solicitudes de creación de proveedores para Navision, Sertica y Basware.
Archivar la documentación (compras, ventas, bancos, actividades diarias)
Asistencia de administración de la oficina, que incluye: garantizar suministros adecuados de oficina y cocina, organizar el almuerzo para los empleados y visitantes, organizar actividades y eventos de la tripulación, coordinar los arreglos de viaje según sea necesario.
Coordinar las actividades y fechas de celebración para la tripulación y el personal de oficina
Recibir y organizar el informe de gastos de viaje de la tripulación y el personal de oficina.
Organizar la recolección y entregas por correo.
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