RESUMEN DE LA POSICIÓN:Brinda asistencia administrativa a la oficina mediante un servicio eficiente y oportuno tanto al personal interno de la localidad como a las personas externas que requieren asistencia; acorde a procedimientos, principios y código de conducta organizacionales. FUNCIONES ESENCIALES: Ingresar información logística aprobada en Netsuit, según le sea requerido, en forma oportuna correcta. Verificar y codificar comprobantes de pago de proveedores, asegurando la correcta documentación. Gestionar el envío y recepción de correspondencia, sobres y paquetes, tanto interna como externamente y entre las diversas sedes de HIAS a nivel nacional, para mantener una comunicación fluida en la localidad. Custodiar y administrar la caja chica, realizando la verificación y registro de documentos de soporte de los egresos efectuados y presentar la rendición oportuna y adecuadamente. Recepción, custodia y entrega de TPP / SODEXO, de acuerdo con los proyectos vigentes Gestionar el pago de servicios varios (agua, luz, telefonía) para garantizar el funcionamiento adecuado de las oficinas asignadas. Coordina y realiza las compras de materiales y útiles de oficina, insumos de limpieza y todo implemento o requerimiento necesario para la efectiva operación de las oficinas asignadas a su cargo. Realiza cotizaciones de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos de los requerimientos que se le solicite. Coordina los requerimientos de movilidad de cada uno de los proyectos en ejecución en respuesta a la programación, tanto con las unidades de la institución, como con el proveedor externo, optimizando el uso de los vehículos de HIAS. Realiza trámites dentro la región para apoyar la gestión administrativa de la oficina Da soporte logístico a las actividades de carácter programático, tales como reuniones, talleres y eventos relacionados al proyecto, coordinación de publicaciones y materiales del proyecto. Responsable de mantener el inventario de la oficina al día, dos veces al año. Colaborar en la preparación de merchandising en coordinación con el Coordinador Territorial de HIAS Perú. Apoya a la Coordinación Territorial en la implementación las recomendaciones de seguridad en la oficina. Participar activamente en las reuniones semanales de equipo. Cumplir con otras actividades razonables asignadas según las necesidades del puesto. Participar activamente en las capacitaciones que se programen en cada sede institucional de HIAS. En coordinación con RRHH, Administración y Finanzas y el Coordinador local, apoyar en los procesos de ingreso y cese de personal en las diversas sedes de HIAS En coordinación con Administración y Finanzas, brindar apoyo en a los procesos de compras y adquisiciones, a fin de garantizar un correcto proceso en cada región. Elaborar un registro de proveedores locales. Otras tareas, actividades o funciones que le sean asignadas relacionadas con su posición y que correspondan con el nivel de la misma, de acuerdo a las necesidades operacionales y coyunturales de la organización, ya sean temporales o continuas. CUALIFICACIONES Y REQUERIMIENTOS: Perfil Requerido: Estudios superiores universitarios o técnicos completos en Logística, Administración y/o carreras afines. Residir en la ciudad de Tacna EXPERIENCIA LABORAL Experiencia mínima de 2 años, ocupando cargos de Asistente Administrativo u otras áreas de servicio, de preferencia en ONGs u organismos de cooperación internacionales CONOCIMIENTOS ADICIONALES Conocimientos intermedios de MS Office (Word y Excel) Contabilidad Básica (deseable) Inglés intermedio (deseable) Competencias: Excelentes habilidades de comunicación interpersonal oral y escrita; habilidad para trabajar en equipo. Capacidad de organización y criterio para priorizar y resolver múltiples tareas, en tiempos cortos y altas demandas. Respetuoso/a, capaz de discutir temas delicados de manera honesta, abierta, efectiva y en grupos y con individuos. Interés y compromiso con los derechos humanos y la igualdad de género. Proactividad, creatividad y flexibilidad Disponibilidad para viajar frecuentemente en las áreas de intervención de HIAS Perú. Postular por medio de este enlace hasta el 05 de mayo del 2024. PROCESO DE SELECCIÓN: HIAS está comprometida con un proceso de selección justo y respetuoso, y hace su mejor esfuerzo para responder a cada candidato/a. Priorizamos la comunicación y transparencia con todos/as los/as candidatos/as, incluso aquellos que no avanzar en el proceso. A continuación, se describe un resumen del proceso de selección: Paso 1: Presentar/enviar su aplicación Paso 2: Conversación telefónica inicial con un/a reclutador/a Paso 3: Aplicación de Prueba Técnica, caso práctico, o prueba psicolaboral Step 4: Entrevista con el líder del proceso (virtual o presencial) Step 4: Entrevista con un panel de empleados/as de HIAS (virtual o presencial) Step 5: Comprobación de referencias Step 6: Oferta laboral Step 7: Empieza tu viaje profesional con HIAS Nota: Algunos de nuestros procesos de selección y contratación pueden variar de acuerdo con su naturaleza o tipología, y no todos los/as candidatos/as avanzarán a cada paso. El proceso de selección solo queda cerrado con la selección e incorporación de un candidato, y solo tras lo cual se enviará una comunicación a aquellas personas que hayan sido contactados para iniciar el proceso de selección con HIAS. ACERCA DE NOSOTROS: HIAS es una comunidad de aprendizaje, comprometida con la diversidad y la inclusión. Hacemos nuestro trabajo con integridad, rendición de cuentas, transparencia y con compromiso, con los más altos estándares éticos. Buscamos empleados de diversos orígenes y experiencias de vida para unirse a nuestros equipos. Se alienta a postularse a personas con discapacidades, personas de la comunidad LGBTQ+ y personas con experiencias de desplazamiento forzado o inmigración. Estamos comprometidos a construir una fuerza laboral diversa que refleje nuestra visión, misión y valores. VISIÓN: HIAS representa un mundo en el que los refugiados encuentran acogida, seguridad y oportunidades. MISIÓN: Basándose en nuestros valores e historia, HIAS brinda servicios vitales a personas refugiadas y solicitantes del estatus de refugiado en todo el mundo, y aboga por sus derechos fundamentales para que puedan reconstruir sus vidas. VALORES: Welcome • Acogimiento • Hospitalité • ????? ?????? (Hachnasat Orchim) Acogemos al extrangero Justice • Justicia • Justice • ??? (Tzedek) Perseguimos la Justicia Empathy • Empatía • Empathie • ??? (Chesed) Abordamos a nuestros participantes con empatía Partnership • Compañerismo • Coopération • ?????? (Chevruta) Creemos en cambiar el mundo a través de la asociación Courage • Coraje • Courage • ???? (Ometz) Actuamos con coraje para construir un mundo mejor Resilience • Resiliencia • Résilience • ??? (Ruach) Nos adaptamos y sobreponemos, demostrando continuamente nuestra resiliencia DIVERSIDAD: HIAS está comprometida con un lugar de trabajo diverso e inclusivo. Como empleador que ofrece igualdad de oportunidades, todas las personas calificadas que apliquen serán consideradas para el empleo sin distinción de origen étnico, credo religioso, edad, sexo, género, orientación sexual, discapacidades, condición médica, estado civil u orientación política. SALVAGUARDA: HIAS está comprometida con la protección de niños y niñas, de las personas adultas vulnerables y cualquier otra persona de cualquier daño causado directa o indirectamente por su contacto con HIAS. No toleraremos la explotación sexual, el abuso o cualquier forma de abuso o negligencia infantil por parte de nuestro personal o personal asociado. Se espera todo/a candidato/a al que se le ofrezca un trabajo en HIAS, firme y se adhiera al Código de Conducta y a las Políticas de Salvaguarda de HIAS. Todas las ofertas de empleo estarán sujetas a referencias satisfactorias y controles de selección adecuados.
