Somos una empresa con más de 10 años en el mercado, dedicada a participar en procesos públicos del rubro têxtil, imprenta, merchandising, grupos electrógenos u otros. Requerimos incorporar a nuestro equipo a un ASISTENTE ADMINISTRATIVO, que desempeñe las siguientes funciones:**Funciones**:- Solicitar vigencia de poder de las empresas mensualmente.- Solicitar copia literal de las empresas cuando sea necesario.- Solicitar la tramitación del SCTR cuando necesario.- Coordinar y concertar reuniones, citas y otras actividades afines requeridas por el área.- Coordinar y hacer seguimiento a las reuniones de trabajo y eventos de la empresa.- Proporcionar apoyo directo a la Gerencia.- Planificar y organizar la agenda del administrador.- Coordinar y gestionar eventos festivos por cumpleaños, aniversario de la empresa, entre otros.- Gestionar los nuevos suministros (oficina, limpieza) y hacerse cargo del inventario.- Elaborar reporte de inventario de suministros y enviarlo de manera mensual.- Gestionar la tramitación de las cartas fianzas requeridas en un plazo máximo de 3 días.- Registrar la emisión de cartas fianzas en la BD y hacer seguimiento a la devolución de éstas antes de su vencimiento, verificando el abono en la cuenta.- Registra las cobranzas en la BD y hacer el seguimiento a los clientes, sean públicos y/o privados.- Realizar el levantamiento de órdenes de compra a proveedores según indicación de gerencia.- Mantener ordenada y actualizada las órdenes de compras emitidas y/o recibidas.- Contactar con proveedores, cotizar y gestionar la compra y/o servicios, según la necesidad de la empresa (Mantenimiento de computadoras, alquiler de local de reuniones, compra de pasajes, servicio de mensajería - Courier, transportes, limpieza, entre otros).- Realizar cuadros comparativos de cotizaciones de importadores, operadores logísticos.- Tener el file ordenado de importaciones (Invoice, packing list, BL, depósitos, fichas técnicas, Duas, copias de facturas de operadores logísticos, etc.).- Redactar solicitudes, cartas u otros documentos necesarios para el cumplimento de sus funciones y requeridas por el área.- Revisar y derivar comunicaciones de manera oportuna.- Archivar y organizar documentos tanto en físico como digitales, tales como correos electrónicos, reportes y otros documentos administrativos.- Mantener actualizada la base de datos de contratos.- Archivar los contratos originales de los procesos ganados y/o contratos privados.- Solicitar el acta de conformidad y/o carta de penalidad a las entidades públicas, posterior a nuestra atención.- Mantener actualizada la base de datos de empresas de transportes.- Apoyar en elaborar memorándums comunicativos al personal.- Elaborar los documentos de bienvenida para el personal nuevo (acta de entrega de útiles, acta de entrega de celulares, carta de bienvenida, entrega de reglamento interno, etc).- Apoyo en solicitar documentación a personal (ficha de datos, recibos de luz, descansos médicos, constancias de atención).- Apoyo en realizar publicaciones de puestos en portales de trabajo.- Programar entrevistas de personal en coordinación con su jefe inmediato.- Elaborar constancias de trabajo.- Elaborar las renovaciones de contratos del personal, previa coordinación de su jefe inmediato.- Mantener el file de personal ordenado y actualizado.- Mantener la base de datos del personal actualizada.- Revisar el control de asistencia y hacer el cálculo de faltas, tardanzas, horas extras, el 25 de cada mes, reportándolo a su superior inmediato.- Llevar control de las salidas de vacaciones del personal.- Coordinar la firma de las boletas de pago del personal.- Entregar boletas de pagos y cálculo de horas extras, tardanzas, permisos al personal mensualmente.- Reportar a jefe inmediato el cuadro de pagos del personal con sus respectivas cuentas a fin de mes.- Elaborar cuadros e informes de gestión e indicadores del negocio requeridos por la gerencia.- Elaborar reportes e informes referentes al área.- Elaborar otros documentos relacionados al área.- Apoyar en otras actividades requeridas por su jefe inmediato.Requisitos mínimos**Formación**- Técnico y/o Bachiller en Secretariado ejecutivo, Administración, Administración Bancaria, Comercial, Recursos humanos, afines.**Experiência**- No menor a 1 año en puestos similares como: Asistente administrativo comercial, Asistente Administrativa de Gerencia, secretaria ejecutiva, Asistente de recursos humanos.**Conocimientos específicos**- Conocimientos en cotizar, contactar y negociar con proveedores (Deseable).- Facilidad y dominio de la expresión oral y escrita (Indispensable).- Digitación, buena redacción y ortografía (Indispensable).**Aptitudes y actitudes**- Vocación para la atención a clientes y otros profesionales.- Organizar el tiempo y espacio de modo efectivo (Desarrollar varias tareas al mismo tiempo y eficiente).- Pu
